सभा (Meeting) से संबंधित सूक्ष्म (Minutes) तैयार करना कम्पनी सचिव का एक महत्वपूर्ण दायित्व है। यह कंपनी की कानूनी और प्रशासनिक प्रक्रिया का अभिन्न हिस्सा है। सभा के सूक्ष्म के संदर्भ में कम्पनी सचिव के कर्तव्य निम्नलिखित हैं:
1. सूक्ष्म तैयार करना (Preparation of Minutes)
- सचिव का मुख्य दायित्व है कि वह सभा की समस्त गतिविधियों, प्रस्तावों और निर्णयों का व्यवस्थित और सटीक विवरण तैयार करे।
- सूक्ष्म में सभा के प्रकार (सामान्य, बोर्ड, वार्षिक आदि), तिथि, समय, स्थान, और उपस्थित सदस्यों का विवरण शामिल होना चाहिए।
2. विधिक अनुपालन सुनिश्चित करना (Ensuring Legal Compliance)
- सूक्ष्म का प्रारूप कंपनी अधिनियम, 2013 और अन्य संबंधित नियमों के अनुसार होना चाहिए।
- यह सुनिश्चित करना कि सभी आवश्यक सूचनाएँ और निर्णय कानूनी रूप से मान्य हों।
3. रिकॉर्ड बनाए रखना (Maintaining Records)
- सचिव को सभा के सूक्ष्म को सही ढंग से रिकॉर्ड बुक में दर्ज करना होता है।
- यह सुनिश्चित करना कि सूक्ष्म की प्रति सभी सदस्यों को समय पर उपलब्ध कराई जाए।
4. सत्यापन और अनुमोदन (Verification and Approval)
- सचिव द्वारा तैयार सूक्ष्म को अध्यक्ष (Chairperson) से अनुमोदित करवाना।
- सूक्ष्म को सही ढंग से हस्ताक्षरित और सत्यापित करना।
5. गोपनीयता बनाए रखना (Maintaining Confidentiality)
- सचिव का दायित्व है कि वह सभा के महत्वपूर्ण निर्णयों और चर्चाओं की गोपनीयता बनाए रखे।
6. फॉलो-अप कार्यवाही (Follow-up Actions)
- सभा में लिए गए निर्णयों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए संबंधित विभागों को जानकारी देना।
- आवश्यक रिपोर्टिंग और दस्तावेज़ीकरण करना।
निष्कर्ष
सभा के सूक्ष्म के संदर्भ में कम्पनी सचिव का कर्तव्य न केवल रिकॉर्डिंग और दस्तावेज़ीकरण तक सीमित है, बल्कि यह सुनिश्चित करना भी है कि कंपनी की सभी कानूनी और प्रशासनिक प्रक्रियाएँ सुचारू रूप से चलें। यह कंपनी के शासन में पारदर्शिता और दक्षता लाने में सहायक होता है।
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